سياسة عقد الاجتماعات الدورية لمجلس الجامعة – جامعة غريان
01 سبتمبر, 2024
الجهة المسؤولة: مجلس الجامعة
جهة التنفيذ: رئاسة الجامعة بالتنسيق مع مكتب الشؤون الإدارية
تاريخ التفعيل: 2024
الغرض من السياسة
تهدف هذه السياسة إلى تنظيم آلية عقد اجتماعات مجلس الجامعة بشكل دوري ومنتظم، بما يساهم في تعزيز فعالية اتخاذ القرارات الاستراتيجية، وترسيخ مبادئ الشفافية، وتحقيق التنسيق بين مختلف المكونات الأكاديمية والإدارية في الجامعة.
نطاق التطبيق
تسري هذه السياسة على جميع أعضاء مجلس الجامعة، بما يشمل:
- عمداء الكليات.
- رؤساء الوحدات والمراكز الجامعية.
- ممثلي الكادر الأكاديمي.
- ممثل الطلبة.
- أي أعضاء إضافيين تحددهم اللوائح التنظيمية المعتمدة.
الإطار العام لتنظيم الاجتماعات
- يُعقد مجلس الجامعة اجتماعًا دوريًا بمعدل لا يقل عن اجتماع واحد كل شهر.
- يتم تحديد يوم ثابت في كل شهر كموعد مبدئي للاجتماع، مع إمكانية تعديله بحسب المستجدات.
- تُوجه الدعوة الرسمية مرفقة بجدول الأعمال إلى الأعضاء قبل موعد الاجتماع بمدة لا تقل عن سبعة أيام.
- تنعقد الاجتماعات داخل قاعة مجلس الجامعة، مع إمكانية استخدام منصة إلكترونية معتمدة عند الحاجة.
محتوى جدول الأعمال
تتناول اجتماعات مجلس الجامعة الموضوعات الآتية:
- اعتماد محضر الاجتماع السابق ومراجعة ما ورد فيه.
- متابعة تنفيذ القرارات والتوصيات السابقة.
- مناقشة القضايا الأكاديمية والإدارية والمالية ذات الصلة.
- استعراض المقترحات والمبادرات الجديدة والخطط الاستراتيجية.
- مناقشة أي مواضيع إضافية يطرحها رئيس المجلس أو أحد الأعضاء.
ضوابط الحضور واتخاذ القرارات
- يُعد النصاب القانوني مكتملًا بحضور أغلبية أعضاء المجلس.
- تُتخذ القرارات بالأغلبية النسبية لأصوات الحاضرين.
- يتم اعتماد التصويت العلني كخيار أساسي، مع إمكانية اللجوء إلى التصويت السري عند الضرورة.
- تُوثّق مجريات الاجتماع في محضر رسمي يُوقّع عليه من قبل رئيس المجلس بعد اعتماده.
الالتزام والرقابة
- يُلزم جميع أعضاء المجلس بحضور الاجتماعات، ويُطلب تقديم عذر رسمي مسبق في حال التغيب.
- تُعد تقارير دورية تُوثّق انتظام الاجتماعات ونتائجها، وتُرفع إلى رئاسة الجامعة.
- يُنشر ملخص غير سري من مخرجات الاجتماعات عبر الموقع الإلكتروني للجامعة دعمًا لمبدأ الشفافية.
المراجعة والتحديث
- تُراجع هذه السياسة كل عامين، أو حسب الحاجة، لضمان توافقها مع المستجدات المؤسسية والتشريعية.
- يتولى مكتب التخطيط والجودة، بالتنسيق مع أمانة المجلس، مسؤولية مراجعة السياسة وتحديثها عند الضرورة.